Prontuário tem prazo legal de guarda. Processo público tem dado de terceiro que não pode ser publicado. Livro de cartório não sai do balcão. O que muda de um setor para o outro raramente é o scanner — é a regra que decide como o trabalho tem de ser feito.
Falar sobre o meu setorProcessos administrativos, folhas de pagamento antigas, projetos de lei, plantas e alvarás. Duas exigências aparecem sempre: o formato precisa atender à política de arquivo público, e o que vai ao portal da transparência não pode levar junto o CPF de quem aparece no documento.
Contratação por licitação, dispensa ou adesão a ata — fornecemos a documentação técnica exigida.
Livros encadernados, folhas antigas e material que não pode deixar o balcão em hipótese nenhuma. Aqui a operação é montada dentro do cartório, com equipamento adequado a livro — digitalizar encadernado em scanner de produção comum danifica o original.
Operação no local, sem que o acervo atravesse a porta.
Prontuário é dado pessoal sensível e tem prazo mínimo de guarda definido em norma. A digitalização precisa ser feita com sigilo, rastreabilidade e um formato que sustente a substituição do físico quando ela for permitida.
A regra específica é validada com o jurídico ou a comissão de prontuários antes do projeto.
Processos encerrados ocupando sala inteira, e processos ativos que precisam ser consultados durante audiência. O OCR muda o jogo aqui: achar a menção a um nome no meio de dois mil documentos deixa de ser uma tarde de trabalho.
Entrega organizada por número de processo, cliente ou vara.
Pastas funcionais, notas fiscais, contratos e documentação de auditoria. É o setor onde a tabela de temporalidade rende mais: boa parte do que está guardado já poderia ter sido descartada, e descobrir isso corta o orçamento do projeto.
Costuma começar pela consultoria, não pelo scanner.
Pastas de aluno, históricos escolares e diários de classe — documentos que precisam ser localizados anos depois, quando um ex-aluno pede a segunda via. Guarda longa e consulta esporádica é exatamente o perfil que mais sofre com arquivo físico.
Indexação por matrícula, nome e ano de conclusão.
Depende da norma que rege aquele documento e da política interna da instituição. Em cartório, saúde e boa parte do setor público, a resposta costuma ser não — e por isso montamos a operação dentro da própria sala do cliente, com nossos equipamentos e nossa equipe. Nesse formato, o documento não atravessa a porta em momento nenhum.
Sim, pelos ritos normais de contratação pública — licitação, dispensa ou adesão a ata, conforme o valor e a modalidade. Fornecemos a documentação técnica que esses processos exigem, incluindo descrição de metodologia, formato de entrega e critérios de controle de qualidade.
Prontuário tem prazo mínimo de guarda definido em norma do conselho de medicina, e a digitalização com requisitos adequados permite substituir o arquivo físico em determinadas condições. Como a regra é específica e muda conforme o tipo de estabelecimento, o caminho responsável é validar com o setor jurídico ou a comissão de prontuários antes de definir o projeto — a consultoria participa dessa conversa em vez de decidir por conta.
Sim: plantas, livros encadernados, fichas antigas, papel termossensível já desbotando e documento em estado frágil. Cada um exige tratamento próprio, e é justamente esse material que costuma explodir o prazo de um projeto orçado só por página. Por isso perguntamos pelo estado do acervo antes de dar preço.
Quanto mais você souber dizer sobre o acervo — número de caixas, tipo de documento, estado do papel — mais preciso será o orçamento. Se não souber, a gente ajuda a estimar.
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(16) 3726-2626