GED:
porque digitalizar sem onde procurar é só trocar a estante de lugar
O acervo digitalizado precisa morar em algum lugar onde qualquer pessoa autorizada encontre um documento em segundos — e onde ninguém não autorizado encontre nada. É isso que o GED faz.
A pasta compartilhada aguenta até certo ponto
Pasta no servidor
- Achar depende de lembrar em que pasta o arquivo foi salvo
- Quem abre a pasta vê tudo que está dentro dela
- Ninguém sabe quem baixou, alterou ou apagou o quê
- Duas versões do mesmo contrato convivem sem que se saiba qual vale
- Um arquivo movido por engano some sem deixar rastro
GED
- Busca por metadado e pelo texto de dentro do documento
- Acesso por perfil: cada setor enxerga o que é seu
- Registro de quem acessou, quando e o quê
- Controle de versões, com a vigente sempre identificada
- Relatórios de uso e de acervo
O que o GED entrega
Busca que encontra
Por palavra-chave e por metadados. Quem sabe o número procura pelo número; quem só lembra do assunto procura pelo assunto e o OCR resolve o resto.
Controle de acesso
Permissão por perfil e por tipo de documento. O documento sensível para de circular por e-mail porque quem precisa dele já consegue chegar nele.
Versões
A versão vigente fica identificada e o histórico permanece. Ninguém mais assina o contrato errado por ter aberto o arquivo com nome parecido.
Relatórios
Volume por tipo, por setor e por período, e quais documentos são realmente consultados — informação que costuma reorientar a próxima etapa de digitalização.
Nuvem ou servidor próprio
Acesso de qualquer lugar, ou instalação dentro de casa quando a política interna exige que o documento não saia da instituição.
Pronto para a LGPD
Saber onde estão os dados pessoais é o primeiro requisito da lei. Um acervo indexado responde a pedido de titular em minutos, não em semanas de garimpo.
Perguntas frequentes sobre GED
O que é GED, e por que não basta guardar os PDFs numa pasta?
GED é gestão eletrônica de documentos: o sistema que guarda, indexa, busca e controla quem pode ver o quê. Uma pasta compartilhada faz só a primeira parte. Ela não sabe buscar dentro do documento, não impede que o estagiário abra a pasta do RH, não registra quem baixou o quê, e não avisa quando alguém apaga um arquivo. Com acervo pequeno isso passa; com dez mil documentos, não.
Como funciona a busca?
De dois jeitos, combinados. Pelos metadados que a indexação registrou — número, nome, data, tipo, setor — e pelo texto de dentro do documento, quando ele passou por OCR. O primeiro responde à pergunta que você previu; o segundo, à que ninguém previu.
Dá para controlar quem vê cada documento?
Sim, e em acervo corporativo isso costuma ser o requisito que decide a compra. O acesso é definido por perfil, então o setor fiscal enxerga o que é fiscal e o RH enxerga o que é do RH. Os acessos ficam registrados, o que importa tanto para auditoria quanto para responder a incidente de vazamento.
Preciso digitalizar com vocês para usar o GED?
Não. Se você já tem o acervo digitalizado, ele pode ser carregado no GED — e, se os arquivos vieram sem OCR ou sem indexação, esse tratamento pode ser feito antes da carga. O caminho mais comum é fazer os dois juntos, porque a indexação sai mais barata durante a digitalização.
Fica na nuvem ou no nosso servidor?
Os dois cenários são possíveis. Nuvem, para quem quer acesso de qualquer lugar sem manter infraestrutura; servidor próprio, quando a política interna ou a natureza do documento exige que nada saia de casa — comum em saúde, cartório e órgão público.
Peça um orçamento
Quanto mais você souber dizer sobre o acervo — número de caixas, tipo de documento, estado do papel — mais preciso será o orçamento. Se não souber, a gente ajuda a estimar.
Prefere falar agora?
(16) 3726-2626
Como funciona daqui em diante
- Conversamos para entender o acervo e o objetivo
- Visitamos ou recebemos uma amostra, para medir o esforço real
- Enviamos a proposta com preço por página e prazo
- Definimos juntos o que fica na sua sala e o que vai para a nossa