Serviço de digitalização

Digitalização de documentos
com OCR, indexação e PDF/A

Retiramos o acervo, preparamos folha por folha, digitalizamos em scanner de produção e devolvemos documento pesquisável e indexado. Quando o papel não pode sair da sua sala, montamos a operação lá dentro. Mais de 1 milhão de documentos já passaram por aqui.

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As cinco etapas que ninguém pode pular

A maior parte dos projetos que fracassam pulou uma delas — quase sempre a primeira ou a última.

  1. 01

    Diagnóstico do acervo

    Quantas caixas, que tipos de documento, em que estado, e — a pergunta que decide o projeto — o que precisa ser digitalizado e o que não precisa. Muita gente paga para converter documento que já poderia ter sido descartado pela tabela de temporalidade.

  2. 02

    Preparação

    Retirar grampo e clipe, desdobrar, remover fita adesiva, separar formatos fora do padrão, organizar a ordem das páginas. É a etapa mais manual e mais subestimada: costuma consumir mais tempo do que a digitalização em si.

  3. 03

    Captura

    Scanner de produção, resolução adequada ao tipo de documento e conferência de página em branco, folha dupla e imagem cortada. Digitalizar rápido e errado significa mexer no acervo duas vezes.

  4. 04

    OCR e conversão para PDF/A

    O OCR insere no arquivo o texto que existe na imagem, tornando o documento pesquisável. O PDF/A é o padrão ISO de arquivamento de longo prazo: fontes e perfis de cor embutidos, sem dependência externa, para que o arquivo abra igual daqui a quinze anos. É o que o ProPDF faz em lote.

  5. 05

    Indexação e entrega

    Cada documento recebe os metadados pelos quais será procurado: número, nome, data, tipo, setor. Sem isso, o acervo digital vira aquilo que o acervo físico já era — só que agora com backup.

Contratar o serviço ou licenciar a plataforma?

Executamos o projeto para você, ou licenciamos a plataforma que usamos internamente. A escolha depende de uma pergunta só: isso é um projeto que acaba ou uma rotina que continua?

Serviço executado

Você tem um acervo acumulado

Caixas paradas há anos, um arquivo morto que precisa sair da sala, um projeto com começo e fim. Montar equipe e comprar scanner para isso raramente compensa. Executamos as cinco etapas: diagnóstico, preparação, digitalização, OCR, indexação e devolução do acervo.

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Plataforma — ProPDF

Digitalizar é rotina na sua operação

Documento novo chegando todo dia, equipe própria, ou um bureau que atende vários clientes. Nesse caso o que falta não é mão de obra: é a plataforma que padroniza a saída, gera PDF/A com OCR em lote e mostra quanto cada estação produziu.

Ver o ProPDF

Na dúvida, descreva o acervo no formulário abaixo. Dizemos qual dos dois caminhos faz sentido — inclusive quando a resposta é “nenhum dos dois ainda”.

Digitalizar também expõe

Papel numa caixa está protegido pela própria inconveniência de consultá-lo. Digitalizado e pesquisável, o mesmo documento fica a uma busca de distância — inclusive os dados pessoais de terceiros que existem dentro dele. Quem digitaliza acervo com CPF, RG e endereço precisa decidir o que fazer com isso antes de publicar ou compartilhar.

Ver o AnonPDF

Perguntas frequentes sobre digitalização

Qual a diferença entre digitalizar e indexar?

Digitalizar é transformar o papel em imagem. Indexar é dar a essa imagem uma identidade — número do processo, nome, data, tipo de documento — que permita encontrá-la depois. Um acervo digitalizado sem indexação é uma pasta com milhares de arquivos que ninguém consegue usar: o esforço de escanear foi feito e o benefício, não.

Preciso de OCR se já vou indexar?

A indexação permite achar o documento; o OCR permite achar o que está dentro dele. Índice cobre o que você previu que alguém procuraria um dia. OCR cobre a pergunta que ninguém previu — o nome de um fornecedor citado no meio de um contrato, por exemplo.

Posso jogar fora o papel depois de digitalizar?

Depende inteiramente do tipo de documento e da tabela de temporalidade aplicável. Há documentos cuja via física precisa ser preservada por prazo legal, independentemente da cópia digital. Por isso o descarte é decisão de política documental, e não uma consequência automática de ter digitalizado — desconfie de quem promete o contrário.

Como se calcula o custo de digitalizar um acervo?

Quase sempre por página ou por imagem, mas o preço muda conforme o estado do acervo. Documento grampeado, dobrado, em papel fino, com fita adesiva ou em formato fora do padrão exige preparação manual, que costuma consumir mais tempo que a digitalização em si. Um orçamento sério pergunta pelo estado do papel antes de dar número.

Devo contratar o serviço ou comprar o software?

Se você tem um acervo acumulado para converter uma vez, contrate o serviço: montar equipe e comprar scanner para um projeto pontual raramente compensa. Se a digitalização é rotina — documento novo chegando todo dia, ou um bureau que atende clientes —, licenciar a plataforma sai melhor. Os dois caminhos existem aqui e usam a mesma tecnologia por baixo.

Peça um orçamento

Quanto mais você souber dizer sobre o acervo — número de caixas, tipo de documento, estado do papel — mais preciso será o orçamento. Se não souber, a gente ajuda a estimar.

Prefere falar agora?

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Como funciona daqui em diante

  1. Conversamos para entender o acervo e o objetivo
  2. Visitamos ou recebemos uma amostra, para medir o esforço real
  3. Enviamos a proposta com preço por página e prazo
  4. Definimos juntos o que fica na sua sala e o que vai para a nossa

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