Consultoria documental

A pergunta mais cara não é quanto custa digitalizar.
É o que não precisa ser digitalizado.

Em praticamente todo acervo existe uma parcela que já cumpriu o prazo legal de guarda e outra que ninguém consulta há dez anos. Converter esse material é pagar caro por problema resolvido. O diagnóstico costuma se pagar antes de a primeira caixa entrar no scanner.

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Como a consultoria funciona

  1. 01

    Mapeamento do processo atual

    Como o documento nasce, por onde passa, quem consulta e onde ele morre. Essa parte é feita conversando com quem opera o processo, não lendo o manual — porque a diferença entre os dois costuma ser exatamente o problema.

  2. 02

    Tabela de temporalidade

    Por tipo de documento: quanto tempo guardar e o que fazer depois — descarte ou guarda permanente. É o instrumento que autoriza jogar fora com segurança, e sem ele a organização guarda tudo para sempre por medo.

  3. 03

    Desenho do fluxo futuro

    Como o processo passa a funcionar depois da digitalização, incluindo o que deixa de ser impresso. Digitalizar o passado sem mudar o presente só garante que haverá outro acervo de papel daqui a cinco anos.

  4. 04

    Treinamento da equipe

    Processo que ninguém entende volta ao papel em três meses. Treinamos quem vai operar o novo fluxo, com os documentos reais da organização.

  5. 05

    Acompanhamento pós-implantação

    Voltamos depois de tudo rodando para corrigir o que a rotina real mostrou que não funcionava. Nenhum fluxo desenhado em sala sobrevive intacto ao primeiro mês.

Guardar demais também é risco

A intuição diz que guardar tudo é a opção segura. Sob a LGPD, é o contrário: dado pessoal mantido além do prazo necessário é exposição sem contrapartida. Se vazar, não adianta explicar que era um arquivo esquecido.

Por isso temporalidade e proteção de dados andam juntas. E, para o documento que precisa ser publicado ou compartilhado com dado de terceiro dentro, o AnonPDF resolve a parte técnica.

Perguntas frequentes

O que é tabela de temporalidade documental?

É o instrumento que define, para cada tipo de documento, quanto tempo ele deve ser guardado e o que acontece depois: descarte ou guarda permanente. Sem ela, a organização guarda tudo para sempre por medo — o que enche o arquivo, encarece a digitalização e, ironicamente, aumenta o risco, porque dado pessoal guardado além do necessário é exposição desnecessária sob a LGPD.

Preciso de consultoria se já sei que quero digitalizar tudo?

“Digitalizar tudo” quase nunca é a decisão certa, e é a mais cara. Em praticamente todo acervo há uma parcela que já cumpriu o prazo de guarda e poderia ser descartada, e outra que ninguém consulta há uma década. Pagar para converter esse material é jogar dinheiro em problema resolvido. O diagnóstico costuma se pagar antes da primeira caixa entrar no scanner.

Serve para quem não vai digitalizar agora?

Serve, e é um caso comum. Muita organização precisa primeiro organizar o processo — parar de imprimir o que não precisa, definir quem arquiva o quê, estabelecer prazos. Digitalizar depois fica mais barato e mais rápido, porque o acervo chega ao scanner já organizado.

Quanto tempo leva um diagnóstico?

Depende do tamanho e da dispersão do acervo, mas o levantamento costuma ser mais rápido do que se imagina: a maior parte do tempo é entrevista com quem opera o processo, não contagem de folha. O que leva tempo é a decisão interna sobre temporalidade, porque envolve jurídico e às vezes exige aprovação formal.

Fazem só a consultoria, sem a digitalização?

Sim. Se o diagnóstico apontar que o melhor caminho é outro fornecedor, ou que não é hora de digitalizar, dizemos isso — a consultoria não existe para justificar a venda seguinte. É o oposto: ela existe justamente porque projeto de digitalização vendido sem diagnóstico costuma terminar caro e mal usado.

Peça um orçamento

Quanto mais você souber dizer sobre o acervo — número de caixas, tipo de documento, estado do papel — mais preciso será o orçamento. Se não souber, a gente ajuda a estimar.

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Como funciona daqui em diante

  1. Conversamos para entender o acervo e o objetivo
  2. Visitamos ou recebemos uma amostra, para medir o esforço real
  3. Enviamos a proposta com preço por página e prazo
  4. Definimos juntos o que fica na sua sala e o que vai para a nossa

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